Procurata

Werkwijze

How it works

1. Koppel de bronnen van een klant

   Connect a client's sources

   U meldt zich aan bij het bronsysteem en verleent leesrechten. Procurata wijzigt geen gegevens in het bronsysteem. U kunt de toegang op ieder moment intrekken.

   Sign in to the source system and grant read access. Procurata does not modify source data. You can revoke access at any time.

2. Procurata koppelt gegevens aan de juiste klant

   Procurata matches records to the right client

   Procurata koppelt gegevens op basis van KvK- en btw-nummer, gevolgd door domein en naam. Bij onvoldoende zekerheid krijgt u de voorgestelde koppeling ter beoordeling voorgelegd.

   Records are matched by company registration and VAT number, followed by domain and name. Matches with insufficient certainty are presented for your review.

3. Raadpleeg het klantdossier

   Review the client file

   U opent het klantdossier en ziet welke onderwerpen aandacht vragen. U kunt vervolgvragen stellen en de onderliggende gegevens vanuit het antwoord raadplegen.

   Open the client file to see which matters need attention. Ask follow-up questions and consult the underlying records directly from the answer.

Functionaliteiten

Features

Werkruimte per klant

A workspace per client

Administratie, documenten, e-mail, agenda en tijdlijn in één klantdossier. Documenten behouden hun mappenstructuur. Boekingen, e-mail en agenda hebben elk een eigen overzicht.

Accounting records, documents, email, calendar and timeline in one client file. Documents retain their folder structure. Ledger entries, email and calendar each have a dedicated view.

Actuele aandachtspunten

Current priorities

Naderende termijnen, afwijkingen in de cijfers en wijzigingen sinds uw laatste beoordeling staan bij elkaar.

Approaching deadlines, discrepancies in the figures and changes since your last review are collected in one overview.

Antwoorden met bron

Answers with sources

Stel een vraag over het klantdossier. Bedragen en datums verwijzen naar de onderliggende gegevens. Procurata neemt alleen informatie met een bronverwijzing op in het antwoord.

Ask a question about the client file. Amounts and dates link to the underlying records. Procurata only includes information supported by a source reference.

Gespreksvoorbereiding

Meeting preparation

Voor afspraken in de agenda stelt Procurata een overzicht samen van actuele onderwerpen, wijzigingen en voorgestelde gesprekspunten, met bronverwijzingen.

For scheduled meetings, Procurata prepares an overview of current matters, changes and suggested discussion points, with source references.

Documentanalyse

Document review

Vergelijk documenten in een tabel met zelfgekozen kolommen, zoals bedrag, vervaldatum en risico. Procurata vult de gegevens in, zodat u de documenten naast elkaar kunt beoordelen.

Compare documents in a table with columns you select, such as amount, due date and risk. Procurata fills in the data so you can review documents side by side.

Zichtbare verwerking

Visible processing

U ziet welke synchronisaties zijn uitgevoerd, welke gegevens zijn verwerkt en wanneer de verwerking is voltooid.

See which synchronisations ran, which records were processed and when processing was completed.

Bronnen die Procurata leest

Sources Procurata reads

Exact Online

Administraties, debiteuren, facturen, grootboekmutaties, btw-termijnen.

Administrations, debtors, invoices, ledger entries, VAT deadlines.

Microsoft 365

Outlook-mail, Outlook-agenda en OneDrive-documenten.

Outlook mail, Outlook calendar and OneDrive documents.

Google Workspace

Drive-documenten, Gmail-correspondentie en Agenda.

Drive documents, Gmail correspondence and Calendar.

Alle koppelingen bieden uitsluitend leestoegang. Tijdens een kennismaking bespreken we welke koppelingen beschikbaar zijn en wat nodig is om uw bronsystemen aan te sluiten.

All connections provide read-only access. During an introductory meeting, we discuss which connections are available and what is required to connect your source systems.

Vertrouwen en beveiliging

Trust and security

Alleen lezen

Read-only

Procurata schrijft nooit terug naar een bronsysteem.

Procurata never writes back to a source system.

Data in de EU

Data in the EU

Opslag en verwerking blijven binnen de EU. Als een koppeling dat niet kan garanderen, wordt deze niet geactiveerd.

Storage and processing remain within the EU. Connections that cannot guarantee this are not activated.

Scheiding per kantoor

Separation per firm

Gegevens van ieder kantoor zijn op databaseniveau gescheiden door toegangsregels per gegevensrij (row-level security).

Each firm's data is separated at the database level through row-level access controls (row-level security).

Versleutelde toegang

Encrypted access

Toegangstokens van gekoppelde systemen worden versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM).

Access tokens for connected systems are stored encrypted (AES-256-GCM).

Beoordeling bij twijfel

Review of uncertain matches

Voorgestelde koppelingen tussen klantgegevens uit verschillende systemen worden bij onvoldoende zekerheid aan u ter beoordeling voorgelegd.

Proposed matches between client records from different systems are presented for your review when there is insufficient certainty.

AVG als uitgangspunt

GDPR as the baseline

De AVG vormt het uitgangspunt voor de bescherming van persoonsgegevens.

GDPR is the basis for the protection of personal data.